Open space ničí mozek? Vědci ukazují, co se odehrává v naší hlavě

Mozek v open space pracuje „na plný výkon"

Otevřené kanceláře měly podpořit spolupráci a ušetřit náklady. Místo toho se staly zdrojem hluku, neustálých podnětů a vyčerpání. Vědci teď přímo měří, co se skutečně děje v našich hlavách, když se v takovém prostředí pokoušíme soustředit na práci.

Výzkumníci z jedné španělské univerzity provedli experiment s 26 účastníky ve věku přibližně 20 až 60 let. Každý z nich byl připojen k bezdrátovému EEG zařízení, které pomocí senzorů umístěných na pokožce hlavy zaznamenává elektrickou aktivitu mozku.

Dobrovolníci plnili typické kancelářské úkoly: sledovali oznámení, četli e-maily a odpovídali na ně, zapamatovávali si a vybavovali seznamy slov. Zní to jako obyčejný pracovní den u počítače – jenže s jedním zásadním rozdílem. Každý účastník absolvoval testy ve dvou zcela odlišných prostředích:

• u stolu v otevřené kanceláři s dalšími lidmi v okolí,
• v malé, prosklené, uzavřené kabině pro individuální práci.

Vědce zajímaly především přední části mozku, které řídí pozornost, soustředění a filtrování rozptylujících podnětů. Analyzovali různé typy mozkových vln, protože každá z nich odpovídá jinému psychickému stavu.

Když účastníci plnili totožné úkoly ve dvou různých prostředích, jejich mozek reagoval… naprosto odlišně.

V uzavřené kabině mozek postupně „přepínal do úsporného režimu" a zvládal úkoly s čím dál menší námahou. V open space naopak tato námaha rostla každou minutou.

V tichu se mozek šetří, v hluku dře zuby

V malé, izolované kabině aktivita předních částí mozku postupně klesala. Ubývaly vlny beta spojené s aktivním zpracováváním informací i vlny alfa spojované s pasivní pozorností. Mozek potřeboval stále méně energie k plnění stejných úkolů – jako by přecházel do ekonomického režimu.

V otevřeném kancelářském prostoru vypadal průběh přesně opačně. Vlny gama, typické pro složité myšlení a intenzivní soustředění, v průběhu času zřetelně narůstaly. Stejně tak vlny théta, které se pojí s pracovní pamětí a narůstající psychickou únavou.

Výzkumníci navíc zaznamenali nárůst dvou klíčových ukazatelů: míry vzrušení mozku – tedy toho, jak velmi „ve střehu" zůstává – a angažovanosti, chápané jako množství mentálního úsilí nutného ke splnění úkolu.

V otevřené kanceláři musí mozek zároveň pracovat na zadaném úkolu a bránit se hluku rozhovorů, pohybu lidí, zvukům tiskáren nebo telefonů. I když se vědomě snažíme tyto podněty ignorovat, mozek je stále filtruje na pozadí.

V praxi to znamená jediné: splnit stejnou práci ve stejné kvalitě nás stojí více psychické energie, když sedíme v open space. Uzavřený, tichý prostor naopak umožňuje mozku fungovat úsporněji – bez neustálého boje o pozornost.

Ne každý reaguje na open space stejně

Zajímavé je, že vědci zaznamenali mezi účastníky značné rozdíly. U části z nich aktivita mozku v otevřené kanceláři stoupala velmi výrazně, u jiných byly změny podstatně menší. To naznačuje, že žádný „standardní" pracovník v open space prostě neexistuje.

Někteří lidé jsou citlivější na zvukové a vizuální podněty a unaví se rychleji. Jiní dokáží okolní ruch lépe odfiltrovat. Z pohledu firem to znamená, že jednotné, hlučné pracovní prostředí odsuzuje část týmu k chronickému přetížení.

Přestože sledovaná skupina byla poměrně malá, výsledky dobře zapadají do toho, co ukazují dřívější studie provedené na větších vzorcích kancelářských pracovníků.

Kancelářský hluk zvyšuje stres a kazí náladu

V jiném výzkumném projektu z roku 2021 vědci zkoumali, jak kancelářský hluk ovlivňuje fyziologický stres. Sledovali 43 osob v kontrolovaných podmínkách a monitorovali srdeční tep, vodivost kůže a mimiku obličeje pomocí nástrojů umělé inteligence pro analýzu emocí.

Výsledek byl zcela jednoznačný: v otevřeném prostoru negativní nálada stoupla průměrně o 25 % a fyziologické příznaky stresu o 34 %. K tomu přibývají výzkumy dokládající, že hluk rozhovorů na pozadí a neustálý šum snižují výkon při úkolech vyžadujících přemýšlení a zvyšují náchylnost k rozptýlení.

Analýza zahrnující více než 42 tisíc kancelářských pracovníků z USA, Finska, Kanady a Austrálie zároveň ukázala, že lidé pracující v open space jsou s prostředím svého pracoviště prokazatelně méně spokojeni než ti, kteří mají vlastní kanceláře. Nejčastěji uváděné důvody nespokojenosti jsou:

• příliš mnoho hluku,
• nedostatek soukromí – akustického i vizuálního,
• pocit neustálého pozorování,
• obtížnost soustředění na úkoly vyžadující hlubokou práci.

Stejně jako špatně tvarovaná židle může po letech zruinovat páteř, špatně navržená kancelář postupně „opotřebovává" kognitivní zdroje a nervy pracovníků.

Proč nepřetržitá práce „mezi lidmi" tolik vyčerpává

Duševní práce ve 21. století stojí na schopnosti dlouhodobě se soustředit: analyzovat data, psát, navrhovat řešení, řešit složité problémy. K tomu je zapotřebí ticho, nebo alespoň předvídatelné, neutrální akustické pozadí.

Otevřené kanceláře vznikly s jiným záměrem: maximálně zahustit pracovní místa a usnadnit komunikaci. Vedlejším efektem je neustálý „kognitivní šum" – mozek přijímá nepřeberné množství podnětů, které ke své práci vůbec nepotřebuje.

Když někdo vedle vede emotivní rozhovor, prochází skupinka lidí nebo zazvoní telefon, pozornost reflexivně přeskočí jinam. I když se za sekundu vrátí zpět k úkolu, samotný proces „přepínání" stojí energii. Opakovaný desítkykrát denně urychluje únavu, snižuje kvalitu rozhodování a zvyšuje náchylnost k podráždění.

Jak mohou firmy odlehčit mozku svých pracovníků

Stále více organizací si uvědomuje, že pouhé rozmístění řad stolů na otevřené ploše nestačí. Je potřeba větší flexibilita a možnost přizpůsobit prostředí druhu vykonávaných úkolů.

Dobrým příkladem je sídlo společnosti LinkedIn v San Franciscu, které bylo přestavěno po rozšíření hybridní práce. Firma snížila počet tradičních míst v open space na polovinu a otestovala desítky různých typů prostorů, včetně zón pro tichou, hlubokou práci.

Odborníci na pracovní prostředí doporučují několik praktických řešení, která mozku skutečně uleví:

• vymezené zóny ticha s omezeným pohybem a zákazem telefonních hovorů,
• kvalitní zvuková izolace stropů, stěn a podlah,
• systémy maskování zvuku vytvářející neutrální akustické pozadí,
• mobilní přepážky a boxy snižující vizuální rozptylování,
• skutečná možnost volby – přesunout se do jiné zóny, když úkol vyžaduje klid.

Přístup k tichému prostoru není rozmar „náročných mileniálů", ale podmínka toho, aby mozek mohl pracovat efektivně bez trvalého přetížení.

Proč se investice do lepší kanceláře může vyplatit

Pro mnoho firem byl klasický open space finančně lákavý: snadno se zařídí a na stejnou plochu se vejde více stolů. Stále více dat však ukazuje, že tato úspora bývá jen zdánlivá.

Horší soustředění, častější chyby, delší doba plnění úkolů, narůstající únava a stres, vyšší fluktuace – to vše jsou reálné náklady špatně navrženého pracoviště. V tabulce je těžko přesně vyčíslit, ale citelně zasahují do produktivity, zdraví a angažovanosti celého týmu.

Dobře promyšlené pracovní prostředí funguje jako neviditelná opora: umožňuje lidem rychleji vstoupit do stavu soustředění, déle v něm setrvat a po práci mít ještě energii na osobní život. Při rostoucí oblíbenosti hybridních modelů se to může stát jednou z klíčových předností zaměstnavatele.

Co může udělat sám pracovník

Ne každý má vliv na uspořádání kanceláře, ale část zátěže lze zmírnit svépomocí. Pomáhají mimo jiné:

• sluchátka s potlačením hluku nebo s klidnou hudbou bez zpěvu,
• blokování oznámení v hodinách, kdy je potřeba se soustředit,
• domluvené „hodiny ticha" v týmu – bez schůzek a hlasitých rozhovorů,
• využívání méně frekventovaných zón kanceláře, pokud je to možné,
• krátké přestávky mimo pracovní stůl, aby měl mozek šanci se resetovat.

Diskuse o tom, jak open space skutečně funguje, se proměňuje z estetické debaty o „skvělé, moderní kanceláři" v zásadní otázku kognitivní hygieny. Čím lépe rozumíme tomu, kolik práce náš mozek odvádí při celodenním sezení na otevřeném prostoru, tím snazší je obhájit změnu – ať už před vedením firmy, nebo před sebou samým.