Zaměstnanci bezmyšlenkovitě sdílejí citlivé informace
Stále více pracovníků používá bezplatnou verzi ChatGPT přímo v práci. Často přitom vůbec neřeší, jaká data do nástroje vkládají. Vedení firem z toho začíná mít skutečné obavy.
Během posledního půlroku firmy objednávají školení zaměřená na umělou inteligenci v takovém tempu, jaké školitelé dosud nezažili. Vedle nadšení z vyšší produktivity narůstá zcela konkrétní strach. Co když právě teď někdo vkládá do veřejně dostupného chatbota údaje klientů, interní projekty nebo důvěrné smlouvy?
Kolegové píší ChatGPT úplně o všem
V mnoha kancelářích probíhají podobné rozhovory. Jeden zaměstnanec se chlubí skvělým anglickým e-mailem, který mu napsal bezplatný ChatGPT. Druhý ukazuje obchodní nabídku vytvořenou za deset minut. A třetí prostě vloží do okna skutečnou smlouvu, aby model odhalil případné chyby.
Firemní data končí v nástrojích umělé inteligence. Často bez vědomí vedení, bez interních pravidel a bez povědomí uživatelů o možných rizicích.
Manažeři si stěžují, že jejich kolegové využívají bezplatnou verzi ChatGPT, aniž by přemýšleli, co přesně do systému kopírují. Tento obrázek se velmi podobá tomu, co se aktuálně děje ve stovkách kanceláří i v Česku. Spontánní nadšení pracovníků naráží na obavy právních oddělení a týmů kybernetické bezpečnosti.
Masivní zájem o vzdělávání v oblasti AI
Firmy už nereagují pouze zákazy. Čím dál častěji investují do rozsáhlých vzdělávacích programů. Od základních workshopů typu jak efektivně komunikovat s ChatGPT až po pokročilé kurzy vytváření vlastních asistentů či integrace s vnitřními systémy.
Příklad jedné stavební společnosti, kde šéf poslal na školení celý téměř dvacetičlenný tým, dobře ilustruje přístup menších firem. Hlavním cílem byla vyšší produktivita. Automatizace tabulek, rychlejší příprava smluv, popisy pracovních pozic nebo analýza jednoduchých právních rizik.
Pro mnoho vedoucích představuje umělá inteligence nový švýcarský nůž pro kancelářskou práci. Jedna technologie, stovky drobných využití.
Proč mají školitelé plné diáře
Vzdělávací společnosti zaměřené na AI popisují shodný scénář. Poptávky přicházejí ze dvou směrů trhu.
- Malé a střední podniky jednají rychleji a chtějí okamžitý nárůst efektivity. Každá ušetřená hodina se počítá.
- Velké korporace postupují pomaleji, ale téma plánují strategicky. Objednávají komplexní implementační programy, bezpečnostní politiky a pilotní projekty.
K tomu se přidává tlak na image. Nikdo nechce být firmou, která propásla ten správný okamžik. Za pár let by pak dohánět konkurenci, která zvýšila produktivitu díky AI už od roku 2024 nebo 2025.
Největší skrytá hrozba: data v bezplatných chatbotech
Nadšení z ChatGPT má i svou temnou stránku. Bezplatné nástroje většinou fungují na serverech poskytovatele, mimo firemní infrastrukturu. Pokud zaměstnanec bezmyšlenkovitě vkládá údaje klientů, části kódu nebo návrhy smluv, vzniká řada problémů.
| Oblast rizika | Příklad situace |
|---|---|
| Důvěrnost | Obchodní asistentka vloží seznam klientů s telefonními čísly, aby tabulku pěkně uspořádala. |
| Duševní vlastnictví | Programátor požádá ChatGPT o pomoc s optimalizací části firemního kódu. |
| GDPR | Personalistka pošle botovi životopis kandidáta s žádostí o zkrácení a vyhodnocení vhodnosti. |
| Reputace | Model vygeneruje obsah s chybami nebo předsudky, který se dostane ke klientovi pod logem firmy. |
Mnoho lidí předpokládá, že když je nástroj populární, tak je jistě bezpečný. Bezplatná verze však často neposkytuje stejné záruky jako placené firemní licence. U těch nabízí poskytovatel oddělená pravidla pro zpracování dat.
Firmy vytvářejí pravidla pro AI za pochodu
Časový tlak dělá své. Vedení ví, že umělá inteligence může přinést skutečnou konkurenční výhodu. Chybí však ucelená pravidla fungování. Školení o ChatGPT a dalších modelech proto často vznikají narychlo, protože někdo právě zjistil, že lidé masově používají tyto nástroje na vlastní pěst.
V mnoha organizacích nejprve přichází zákulisní používání AI zaměstnanci. Oficiální pokyny a školení následují až poté.
K nejčastějším prvkům takových firemních politik pro AI, které školitelé probírají na workshopech, patří:
- Zákaz vkládání osobních údajů, finančních informací a klientských projektů do veřejných chatbotů
- Povinnost označovat materiály, které spoluvytvořil ChatGPT
- Pravidlo, že model nenahrazuje odborníka a obsah je nutné ověřovat, zejména v právní a zdravotnické oblasti
- Seznam povolených nástrojů AI prověřených oddělením IT a bezpečnosti
Produktivita na prvním místě: co firmy od AI skutečně očekávají
Z pohledu byznysu má celá tato školící horečka poměrně jednoduchý cíl. Zkrátit čas strávený opakujícími se činnostmi. V praxi to znamená, že zaměstnanci se učí především několik oblastí dovedností.
Typické využití AI, na které se firmy ptají
- Tvorba a úprava textů včetně obchodních nabídek, e-mailů, reportů a zápisů z porad
- Podpora při práci s dokumenty jako shrnutí, extrakce klíčových bodů a porovnávání ustanovení
- Jednoduchá analytika zahrnující popis dat z Excelu, návrhy dashboardů a základní závěry
- Podpora pro HR v podobě návrhů inzerátů, popisů pozic a nápadů na otázky k pohovorům
- Pomoc s cizími jazyky včetně pracovních překladů, stylistických úprav a přípravy prezentací v angličtině
Na pozadí se vznáší důležitá otázka. Kolik práce lze tímto způsobem předat stroji, aniž by utrpěla kvalita zákaznického servisu a kontrola nad interními procesy?
Školení o AI už není bonus, ale součást bezpečnosti práce
Stále více expertů na IT bezpečnost staví vzdělávání v oblasti umělé inteligence na stejnou úroveň jako kurzy o phishingu či ochraně hesel. Když zaměstnanci chatboty stejně používají, je třeba jim jasně ukázat, co dělat nesmějí a co mohou využívat bez rizika.
Absence školení lidi od používání ChatGPT neodradí. Spíše způsobí, že to budou dělat potají, bez jakýchkoli pravidel.
Firmy proto začínají téma AI začleňovat do standardních onboardingových programů. Nový zaměstnanec dostane nejen notebook a přístup do e-mailu, ale také seznam pokynů. Z jakých nástrojů AI může čerpat, jaká data jsou zakázaná a kam hlásit pochybnosti.
Co mohou české firmy udělat hned teď
I když organizace zatím nemá rozpočet na velké vzdělávací programy, několik kroků lze provést okamžitě. Především by měl někdo ve firmě oficiálně převzít odpovědnost za téma AI. Ne proto, aby vše blokoval, ale aby sbíral potřeby a definoval pravidla hry.
Dále stojí za to připravit jednoduchý a srozumitelný seznam červených linií. Jaké informace nikdy nesmějí putovat do veřejného chatbota. A kdy je lepší využít nástroje nasazené interně nebo placenou firemní verzi s lepšími zárukami ohledně dat.
Rozumné je také zjistit, jak zaměstnanci aktuálně ChatGPT a další modely skutečně používají. Často se ukáže, že v jednom oddělení vznikly zajímavé postupy práce s AI. Ty lze bezbolestně přenést do zbytku firmy a ušetřit stovky hodin ročně.
Umělá inteligence z kanceláří nezmizí, stejně jako kdysi nezmizel internet či smartphony. Rozdíl mezi firmami tak stále méně spočívá v tom, zda ChatGPT používají. Mnohem důležitější je, jak to dělají. Chaoticky a riskantně, nebo vědomě, po promyšleném proškolení celých týmů.
