Na první pohled lákavé, ve skutečnosti vyčerpávající
Moderní, úsporné, podporující spolupráci – tak bývají open space kanceláře prezentovány. Jenže když vědci připojili zaměstnance k přístrojům měřícím mozkovou aktivitu, výsledky byly překvapivě jednoznačné: stejné mentální úkoly v otevřeném prostoru stojí mozek výrazně více energie než v malé uzavřené místnosti.
Open space po pandemii: trendy, přeplněný a hlučný
Po pandemii řada firem své kanceláře zmenšila. Hybridní práce znamenala, že není potřeba tolik stálých pracovních míst – plochy se scvrkly a otevřené prostory se staly standardem. V takzvaný „kancelářský den", kdy přijde najednou více lidí, je najednou těsno, hlasito a chaoticky.
Konverzace přes Teams, vyzvánějící telefony, smích u kávovaru, kolega procházející těsně kolem monitoru. Většina z nás si myslí, že tohle všechno dokáže ignorovat. Neurologové ale říkají něco jiného: mozek nemá tlačítko „ztlumit okolí". Každý podnět musí zaregistrovat, zpracovat a teprve pak vyhodnotit jako nepodstatný. A to je energeticky nákladná operace.
Výzkumy ukazují, že při stejném mentálním úkolu mozek v open space pracuje tvrději, zatímco v samostatné místnosti může „přeřadit na nižší rychlost" a fungovat úsporněji.
Jak vědci zkoumali, co se děje v hlavě zaměstnance
Vědci ze španělské univerzity otestovali 26 osob různého věku. Účastníci si nasadili bezdrátové EEG náramky, které prostřednictvím senzorů na pokožce hlavy snímají elektrickou aktivitu mozku. Plnili typické kancelářské úkoly: četli a odpovídali na e-maily, sledovali notifikace, učili se seznam slov a vybavovali si ho z paměti.
Každý účastník pracoval ve dvou různých prostředích:
- u stolu v otevřeném prostoru s dalšími lidmi v blízkosti,
- v malé uzavřené kabině s prosklenou stranou, izolované od většiny hluku a ruchu.
Výzkumníci se zaměřili na přední části mozku odpovědné za koncentraci, filtrování rušivých podnětů a řízení pozornosti. Analyzovali různé typy mozkových vln, které odpovídají odlišným psychickým stavům.
| Typ vln | Co obvykle znamenají |
|---|---|
| Gama | hluboká koncentrace, zpracování složitých informací |
| Beta | aktivní stav, napětí, bdělost, často mírné vzrušení |
| Alfa | klidná bdělost, pasivní pozornost, lehké uvolnění |
| Théta | hluboká relaxace, práce pracovní paměti, duševní únava |
| Delta | hluboký spánek |
Ukázalo se, že naprosto stejné úkoly vyvolávaly dva zcela odlišné vzorce mozkové aktivity – a to v závislosti na typu pracovního prostředí.
V kabině se mozek uklidní, v open space přepíná do režimu „bojuj a filtruj"
V malé kabině aktivita předních oblastí mozku postupně slábla. Klesaly vlny beta, tedy ty spojené s aktivním, napjatým zpracováváním informací. Snižovaly se také vlny alfa. Mozek v průběhu času plnil stejné úkoly s menší spotřebou energie, jako by dosáhl ekonomického a stabilního provozního režimu.
V otevřeném prostoru se dělo pravé opak. Vlny gama, doprovázející složité myšlenkové procesy, v průběhu úkolů narůstaly. Rostly také vlny théta, které současně signalizují zapojení pracovní paměti i nastupující únavu. Dva klíčové ukazatele – míra aktivace a zapojení mozku – se zřetelně zvyšovaly.
V otevřeném prostoru musí mozek vynakládat více zdrojů, aby udržel stejnou efektivitu. A to i tehdy, když nám připadá, že hluk a ruch jsme přestali „vnímat".
Kabina oddělovala účastníky od velké části zvukových i vizuálních podnětů, takže nervová soustava se mohla soustředit na zadaný úkol. Méně energie šlo na ochranu před rozptýlením, více zůstávalo pro skutečnou intelektuální práci.
Ne každý reaguje na open space stejně
Výzkumníci zaznamenali také značné rozdíly mezi jednotlivci. U části účastníků mozková aktivita v otevřeném prostoru stoupala velmi výrazně, u jiných podstatně méně. To naznačuje, že citlivost na rušivé podněty je individuální. Pro někoho bude open space jednoduše vyčerpávající, pro jiného přímo devastující – pokud v něm musí pracovat každý den.
Vzorek 26 osob sice není obrovský, ale výsledky dobře zapadají do širšího souboru studií z posledních let, které otevřené kanceláře spojují s horší pohodou a poklesem produktivity.
Co víme z dřívějších výzkumů
V jedné studii vědci otestovali 43 osob v kontrolovaných podmínkách a měřili tepovou frekvenci, kožní reakce a mimiku analyzovanou pomocí systémů umělé inteligence. V otevřených kancelářích vzrostla negativní nálada průměrně o 25 procent a fyziologické ukazatele stresu dokonce o 34 procent.
Další výzkumy prokázaly, že hluk z okolních rozhovorů a neustálý šum zhoršují výsledky v úkolech vyžadujících soustředění, zvyšují počet chyb a prodlužují dobu plnění. Obzvláště trpí úkoly závislé na pracovní paměti – porovnávání dat, psaní textů, analýza reportů.
V rozsáhlé analýze zahrnující přes 42 tisíc kancelářských pracovníků z několika zemí byli lidé z open space výrazně méně spokojeni s pracovními podmínkami než ti, kteří měli vlastní pokoje. Nejčastěji uváděli dva důvody: hluk a nedostatek soukromí.
Stejně jako špatně tvarovaná židle zatěžuje páteř, špatně navržená kancelář zatěžuje nervovou soustavu. Oba druhy zátěže mají konkrétní zdravotní i finanční důsledky.
Jak odlehčit mozku v práci: co může udělat firma
Práce vyžadující nepřerušované soustředění se stala základem mnoha profesí – od analytiků po IT specialisty. Přitom uspořádání kanceláří ji mnohdy přímo sabotuje. Stále více organizací si to začíná uvědomovat a přestavuje prostory s ohledem na hybridní práci a různorodé typy činností.
Příkladem je sídlo LinkedInu v San Franciscu. Firma snížila počet klasických míst v otevřeném prostoru na polovinu a zavedla desítky různých typů pracovních míst – včetně zón určených výhradně pro tiché soustředění. Namísto jednoho „univerzálního" uspořádání vznikla mozaika prostředí přizpůsobených různým aktivitám.
Praktická řešení, která skutečně fungují
Organizace, které chtějí pečovat o mozky svých zaměstnanců, mají k dispozici několik osvědčených nástrojů. Nejlépe fungují v kombinaci:
- Zóny s různou úrovní hluku – oddělená místa pro tichou práci, prostory pro rozhovory a schůzky, místa pro rychlé konzultace.
- Promyšlené použití příček – vyšší stěny mezi pracovními místy, akustické kabiny pro hovory, posuvné panely omezující „vizuální chaos".
- Zvukotěsné materiály – koberce, akustické panely na stěnách a stropech, čalouněný nábytek pohlcující zvuk.
- Systémy maskování zvuku – jemný, řízený šum v pozadí, který „přehlušuje" jednotlivé rozhovory.
- Jasná pravidla pro využívání prostor – srozumitelné zásady, kde se mluví a kde vládne ticho, doplněné kulturou nerušení bez skutečné potřeby.
Na první pohled se takové investice mohou zdát dražší než řada stolů v jednom sále. Z finančního hlediska ale bývá zdánlivá úspora klamná. Výzkumy ukazují, že náklady způsobené horší koncentrací, častějšími chybami, vyšší úrovní stresu a fluktuací zaměstnanců rychle převýší výdaje na příčky a akustické panely.
Co může udělat zaměstnanec, když nemá vliv na uspořádání kanceláře
I v silně otevřené kanceláři lze svému mozku trochu ulevit. Tyto kroky nenahradí dobře navržený prostor, ale v každodenní praxi mohou zachránit situaci.
- Sluchátka s potlačením hluku – zvláště při úkolech vyžadujících hlubokou koncentraci. I bez přehrávané hudby samotná funkce tlumení zvuků pomáhá.
- Stanovování „oken soustředění" – krátké bloky v kalendáři bez schůzek a rozhovorů, nejlépe synchronizované s celým týmem.
- Přesun do klidnějšího prostoru – pokud jsou v kanceláři alespoň malé zasedačky nebo tišší kouty, vyplatí se je využívat při náročnějších úkolech.
- Minimalizace vizuálních podnětů – otočení monitoru od hlavního provozu, jednoduchá stolní zástěna, omezení aktivních notifikací na obrazovce.
Pro osoby zvláště citlivé na hluk – například s senzorickou přecitlivělostí nebo po epizodě vyhoření – mohou tato jednoduchá opatření přinést velký rozdíl. Vyplatí se o tom otevřeně mluvit s nadřízeným – ne jako o „rozmarech", ale jako o reálném faktoru ovlivňujícím výkonnost a zdraví.
Proč je uspořádání kanceláře tématem pro HR a finance, nejen pro architekta
Aranžování kancelářského prostoru obvykle skončí výhradně na stole správního oddělení nebo realitního týmu. Z vědeckého hlediska by se ale mělo stát i pravidelným tématem pro HR, manažery a finanční oddělení. Unavený, přetížený mozek pracuje pomaleji, dělá více chyb a rychleji se vyčerpává. To se promítá do konkrétních čísel: kvalita výstupů, absence, náklady na nábor a odchody zaměstnanců.
Dobře navržená kancelář nemusí být luxusem z prémiového katalogu. Klíčem je dát lidem možnost volby – zda dnes potřebují kontakt a rychlé interakce, nebo spíše ochranu před podněty. Mozek, který má šanci se chvíli „odreagovat od open space", se odvděčí klidnější prací, menším počtem chyb a větší stabilitou v dlouhodobém horizontu.
