Open space ničí mozek? Vědci ukazují, co se děje uvnitř hlavy

Mozek v open space pracuje „na plné obrátky"

Otevřené kanceláře měly původně podporovat spolupráci a šetřit náklady. Místo toho se staly zdrojem hluku, neustálých podnětů a vyčerpání. Vědci teď přímo měří, co se skutečně odehrává v našich hlavách, když se v takovém prostředí snažíme soustředit na práci.

Výzkumníci ze španělské univerzity provedli experiment s 26 účastníky ve věku přibližně 20 až 60 let. Každý z nich byl připojen k bezdrátovému EEG zařízení, které pomocí senzorů umístěných na pokožce hlavy snímá elektrickou aktivitu mozku.

Dobrovolníci plnili běžné kancelářské úkoly: sledovali oznámení, četli e-maily a odpovídali na ně, zapamatovávali si a reprodukovali seznamy slov. Zní to jako obyčejný pracovní den u počítače — jenže s jedním zásadním rozdílem. Každý účastník absolvoval test ve dvou zcela odlišných prostředích:

• u stolu v otevřené kanceláři s dalšími lidmi v blízkosti,
• v malé prosklené uzavřené kabině pro individuální práci.

Vědce zajímaly především přední části mozku, které řídí pozornost, koncentraci a filtrování rušivých podnětů. Analyzovali různé typy mozkových vln, přičemž každý typ odpovídá jinému psychickému stavu.

Když účastníci plnili totožné úkoly na obou místech, jejich mozek reagoval… naprosto odlišně.

V uzavřené kabině mozek postupně „polevoval" a zvládal úkoly s čím dál menší námahou. V open space tento náklad rostl s každou minutou.

V tichu mozek šetří energii, v hluku zatíná zuby

V malé izolované kabině aktivita předních částí mozku postupně klesala. Ubývaly vlny beta spojené s aktivním zpracováním informací i vlny alfa související s pasivní pozorností. Mozek potřeboval čím dál méně úsilí ke splnění stejných úkolů — jako by přepnul do úsporného režimu.

V otevřeném kancelářském prostoru vypadal graf přesně opačně. Vlny gama, typické pro složité myšlení a intenzivní soustředění, v průběhu času výrazně rostly. Stejně tak vlny théta, které se pojí s pracovní pamětí a narůstající psychickou únavou.

Výzkumníci navíc zaznamenali nárůst dvou klíčových ukazatelů: úrovně aktivace mozku (tedy toho, jak moc zůstává mozek „ve střehu") a míry zapojení, chápané jako množství mentálního úsilí vloženého do plnění úkolu.

V otevřené kanceláři musí mozek zároveň pracovat na zadaném úkolu a bránit se hluku konverzací, pohybu lidí, zvukům tiskáren nebo telefonů. I když se je vědomě snažíme ignorovat, mozek je stále filtruje na pozadí.

V praxi to znamená jediné: splnění stejné práce ve srovnatelné kvalitě nás stojí více psychické energie tehdy, když sedíme v open space. Naopak uzavřený, tichý prostor umožňuje mozku fungovat hospodárněji, bez neustálého boje o pozornost.

Ne každý na open space reaguje stejně

Zajímavé je, že vědci zaznamenali mezi účastníky výrazné individuální rozdíly. U části z nich aktivita mozku v otevřené kanceláři stoupala velmi prudce, u jiných byly změny podstatně menší. To naznačuje, že neexistuje žádný „standardní" zaměstnanec open space.

Někteří lidé jsou citlivější na zvukové a vizuální podněty a unaví se rychleji, jiní dokážou okolní hluk lépe filtrovat. Z pohledu firem to znamená, že jednotné hlučné pracovní prostředí odsuzuje část týmu k chronickému přetížení.

Přestože zkoumaná skupina byla poměrně malá, výsledky dobře korespondují s tím, co ukazují dřívější studie provedené na rozsáhlejších vzorcích kancelářských pracovníků.

Hluk v kanceláři zvyšuje stres a kazí náladu

V jiném výzkumném projektu z roku 2021 vědci zkoumali, jak kancelářský hluk ovlivňuje fyziologický stres. Sledovali 43 osob v kontrolovaných podmínkách a monitorovali jejich tepovou frekvenci, vodivost kůže a mimiku tváře pomocí nástrojů umělé inteligence pro analýzu emocí.

Výsledek byl velmi zřetelný: v otevřeném prostoru se negativní nálada zvýšila průměrně o 25 % a fyziologické příznaky stresu vzrostly o 34 %. K tomu přistupují studie prokazující, že rozhovory v pozadí a neustálý šum snižují výkon při úkolech vyžadujících přemýšlení a zvyšují náchylnost k rozptýlení.

Analýza zahrnující více než 42 tisíc kancelářských pracovníků z USA, Finska, Kanady a Austrálie zase ukázala, že lidé pracující v open space jsou výrazně méně spokojeni se svým pracovním prostředím než ti, kteří mají vlastní kanceláře. Nejčastěji uváděné důvody nespokojenosti jsou:

• příliš mnoho hluku,
• nedostatek soukromí — akustického i vizuálního,
• pocit neustálého sledování,
• obtížnost soustředění na úkoly vyžadující hlubokou koncentraci.

Stejně jako špatně tvarovaná židle může po letech zničit páteř, i špatně navržená kancelář postupně „vyčerpává" kognitivní zdroje a nervy zaměstnanců.

Proč nepřetržitá práce „mezi lidmi" tak vyčerpává

Duševní práce ve 21. století stojí na schopnosti dlouhodobého soustředění: analýze dat, psaní, projektování, řešení složitých problémů. K tomu je zapotřebí ticho nebo alespoň předvídatelné, neutrální akustické pozadí.

Otevřené kanceláře byly navrženy s jiným záměrem: maximálním zahušťováním pracovních míst a snadnější komunikací. Vedlejším efektem je neustálý „kognitivní šum" — mozek přijímá obrovské množství podnětů, které ke své práci vůbec nepotřebuje.

Když někdo poblíž vede emotivní rozhovor, přechází skupinka lidí nebo zazvoní telefon, pozornost se reflexivně přepne jinam. I když se za vteřinu vrátí k úkolu, samotný proces „přepínání" stojí energii. Opakovaný desítkykrát denně urychluje únavu, snižuje kvalitu rozhodování a zvyšuje náchylnost k podrážděnosti.

Jak mohou firmy odlehčit mozku svých zaměstnanců

Stále více organizací si uvědomuje, že pouhé rozestavění řad stolů na otevřené ploše nestačí. Je třeba větší flexibilita a možnost přizpůsobit prostředí konkrétnímu typu práce.

Dobrým příkladem je sídlo společnosti LinkedIn v San Francisku, které bylo přebudováno po rozšíření hybridní práce. Firma snížila počet tradičních pracovních míst v open space na polovinu a otestovala desítky různých typů prostorů, včetně zón určených pro klidnou, hlubokou práci.

Odborníci na pracovní prostředí doporučují několik praktických řešení, která mozek skutečně odlehčí:

• vyhrazené zóny ticha s omezeným pohybem a zákazem telefonních hovorů,
• kvalitní zvuková izolace stropů, stěn a podlah,
• systémy maskování zvuku vytvářející neutrální akustické pozadí,
• mobilní přepážky a boxy redukující rušivé vizuální podněty,
• skutečná možnost volby — přesunout se do jiné zóny, pokud úkol vyžaduje klid.

Přístup ke klidnému prostoru není rozmar „náročných mileniálů", ale podmínka toho, aby mozek mohl pracovat efektivně bez trvalého přetížení.

Proč se investice do lepší kanceláře může vyplatit

Pro mnoho firem byl klasický open space finančně atraktivní: snadno se vybavuje a umožňuje umístit více pracovních míst na stejnou plochu. Přibývá však dat, která ukazují, že tato úspora může být jen zdánlivá.

Horší koncentrace, častější chyby, delší čas potřebný ke splnění úkolů, rostoucí únava a stres, vyšší fluktuace zaměstnanců — to vše jsou reálné náklady špatně navrženého pracovního prostoru. Těžko se hned spočítají v tabulce, ale citelně zasahují do produktivity, zdraví i angažovanosti týmu.

Dobře promyšlené pracovní prostředí funguje jako neviditelná podpora: umožňuje lidem rychleji dosáhnout stavu soustředění, déle v něm setrvat a po práci mít ještě energii na osobní život. S rostoucí popularitou hybridních modelů se to může stát jednou z klíčových výhod zaměstnavatele.

Co může udělat samotný zaměstnanec

Ne každý může ovlivnit uspořádání kanceláře, ale část zátěže lze snížit i individuálně. Pomáhají mimo jiné:

• sluchátka s potlačením hluku nebo s klidnou hudbou bez slov,
• blokování oznámení v hodinách, kdy je potřeba se soustředit,
• týmově dohodnuté „hodiny ticha" bez schůzek a hlasitých rozhovorů,
• využívání méně frekventovaných zón kanceláře, je-li to možné,
• krátké přestávky mimo pracovní stůl, aby se mozek mohl resetovat.

Rozhovor o tom, jak open space skutečně funguje, se proměňuje z estetické debaty o „skvělé moderní kanceláři" v tvrdou otázku kognitivní hygieny. Čím lépe chápeme, kolik práce mozek odvádí, když celý den sedíme na otevřeném prostranství, tím snazší je obhájit změnu — ať už před vedením firmy, nebo před sebou samým.