Open space ničí mozek? Vědci ukazují, co se děje uvnitř hlavy

Mozek v open space pracuje „na plné obrátky"

Otevřené kanceláře měly původně podporovat spolupráci a šetřit náklady. Místo toho se staly zdrojem neustálého hluku, přemíry podnětů a vyčerpání. Vědci teď přímo měří, co se v našich hlavách skutečně děje, když se v takovém prostředí pokoušíme soustředit na práci.

Výzkumníci ze španělské univerzity provedli experiment s 26 účastníky ve věku přibližně 20 až 60 let. Každý z nich byl připojen k bezdrátovému EEG zařízení, které pomocí senzorů na pokožce hlavy snímá elektrickou aktivitu mozku.

Dobrovolníci plnili typické kancelářské úkoly: sledovali oznámení, četli e-maily a odpovídali na ně, zapamatovávali si a vybavovali seznamy slov. Zní to jako obyčejný pracovní den u počítače – jenže s jedním zásadním rozdílem. Každý účastník prošel testem ve dvou zcela odlišných prostředích:

• u stolu v otevřené kanceláři s dalšími lidmi nablízku,
• v malé zasklené uzavřené kabině pro individuální práci.

Vědce zajímaly především přední části mozku, které řídí pozornost, koncentraci a filtrování rušivých vlivů. Analyzovali různé typy mozkových vln, protože každý typ odpovídá jinému psychickému stavu.

Když účastníci plnili totožné úkoly ve dvou různých prostředích, jejich mozek reagoval… naprosto odlišně.

V uzavřené kabině mozek postupně „ubíral plyn" a zvládal úkoly s čím dál menší námahou. V open space tyto nároky rostly doslova s každou minutou.

V tichu mozek šetří energii, v hluku skřípe zuby

V malé izolované kabině aktivita předních částí mozku postupně klesala. Snižovaly se vlny beta spojené s aktivním zpracováváním informací i vlny alfa provázané s pasivní pozorností. Mozek potřeboval čím dál méně úsilí k vykonání stejných úkolů – jako by přepínal do úsporného režimu.

V otevřeném kancelářském prostoru vypadal graf přesně opačně. Vlny gama, typické pro složité myšlení a intenzivní soustředění, v průběhu času výrazně rostly. Stejně tak vlny théta, které se pojí s pracovní pamětí a narůstající psychickou únavou.

Vědci navíc zaznamenali nárůst dvou klíčových ukazatelů: úrovně aktivace mozku (tedy toho, jak moc zůstává mozek „ve střehu") a míry zapojení, chápané jako množství duševního úsilí vloženého do úkolu.

V otevřené kanceláři musí mozek zároveň pracovat na zadaném úkolu a bránit se hluku hovorů, pohybu lidí, zvukům tiskáren nebo telefonů. I když se je vědomě snažíme ignorovat, mozek je neustále filtruje na pozadí.

V praxi to znamená, že stejná práce při srovnatelné kvalitě výsledku stojí více psychické energie tehdy, když sedíme v open space. Uzavřený a tichý prostor naopak umožňuje mozku fungovat hospodárněji, bez neustálého boje o pozornost.

Ne každý reaguje na open space stejně

Zajímavé je, že vědci zaznamenali velké rozdíly mezi jednotlivými účastníky. U části z nich aktivita mozku v otevřené kanceláři stoupala velmi výrazně, u jiných byly změny podstatně menší. To naznačuje, že žádný „standardní" zaměstnanec open space neexistuje.

Někteří lidé mají vyšší citlivost na zvukové a vizuální podněty a unavují se rychleji, jiní dokážou lépe filtrovat okolní ruch. Z pohledu firem to znamená, že jednotné hlučné pracovní prostředí odsuzuje část týmu ke chronickému přetížení.

Přestože zkoumaná skupina byla poměrně malá, výsledky dobře korespondují s tím, co ukazují dřívější výzkumy provedené na větších vzorcích kancelářských pracovníků.

Hluk v kanceláři zvyšuje stres a kazí náladu

V jiném výzkumném projektu z roku 2021 vědci zkoumali, jak kancelářský hluk ovlivňuje fyziologický stres. Sledovali 43 osob v kontrolovaných podmínkách a monitorovali jejich tepovou frekvenci, vodivost kůže a mimiku obličeje pomocí nástrojů AI pro analýzu emocí.

Výsledek byl velmi zřetelný: v otevřeném prostoru negativní nálada rostla průměrně o 25 % a fyziologické příznaky stresu o 34 %. K tomu přibývají výzkumy dokládající, že hovory na pozadí a neustálý šum snižují výkonnost při úkolech vyžadujících přemýšlení a zvyšují náchylnost k rozptýlení.

Analýza zahrnující více než 42 tisíc kancelářských pracovníků z USA, Finska, Kanady a Austrálie ukázala, že lidé pracující v open space jsou výrazně méně spokojeni se svým pracovním prostředím než ti, kteří mají vlastní kanceláře. Nejčastěji uváděné důvody nespokojenosti jsou:

• příliš mnoho hluku,
• nedostatek soukromí – akustického i vizuálního,
• pocit neustálého pozorování,
• obtížnost soustředění při úkolech vyžadujících hlubokou práci.

Stejně jako špatně tvarovaná židle může časem zruinovat páteř, špatně navržená kancelář postupně „opotřebovává" kognitivní zdroje a nervy zaměstnanců.

Proč neustálá práce „mezi lidmi" tolik vyčerpává

Duševní práce ve 21. století stojí na schopnosti dlouhodobého soustředění: analýze dat, psaní, navrhování, řešení složitých problémů. K tomu je zapotřebí ticho nebo alespoň předvídatelné, neutrální akustické pozadí.

Otevřené kanceláře vznikaly s jiným záměrem: maximálním zahušťováním pracovních míst a snadnější komunikací. Vedlejším efektem je trvalý „kognitivní šum" – mozek přijímá obrovské množství podnětů, které pro svou práci vůbec nepotřebuje.

Když někdo v blízkosti vede emotivní rozhovor, prochází skupinka lidí nebo zazvoní telefon, pozornost se reflexivně přepne jinam. I když se za okamžik vrátí k úkolu, samotný proces „přepínání" stojí energii. Opakuje-li se to desítkykrát denně, únava se urychluje, kvalita rozhodnutí klesá a náchylnost k podráždění roste.

Jak mohou firmy odlehčit mozku svých zaměstnanců

Stále více organizací si uvědomuje, že pouhé rozestavení řad stolů na otevřené ploše nestačí. Je potřeba větší flexibilita a možnost přizpůsobit prostředí povaze konkrétních úkolů.

Dobrým příkladem je sídlo LinkedInu v San Francisku, které bylo přestavěno po rozšíření hybridní práce. Firma snížila počet tradičních míst v open space na polovinu a otestovala desítky typů pracovních prostorů, včetně zón určených pro tichou a hlubokou práci.

Odborníci na pracovní prostředí doporučují několik praktických řešení, která mozku skutečně uleví:

• vymezené tiché zóny s omezeným pohybem a zákazem telefonních hovorů,
• kvalitní odhlučnění stropů, stěn a podlah,
• systémy maskování zvuku vytvářející neutrální akustické pozadí,
• mobilní příčky a boxy omezující vizuálně rušivé podněty,
• reálná volba: možnost přesunout se do jiné zóny, vyžaduje-li úkol klid.

Přístup ke klidnému prostoru není rozmar „náročných mileniálů", ale podmínka toho, aby mozek mohl pracovat efektivně bez trvalého přetížení.

Proč se investice do lepší kanceláře může vyplatit

Pro mnoho firem byl klasický open space finančně lákavý: snadno se zařídí a na stejné ploše pojme více pracovních míst. Čím dál více dat však ukazuje, že tato úspora je často jen zdánlivá.

Horší koncentrace, častější chyby, delší čas potřebný ke splnění úkolů, rostoucí únava a stres, vyšší fluktuace – to vše jsou reálné náklady špatně navrženého pracovního prostředí. Hůře se hned vyčíslují v tabulkách, ale dopadají na produktivitu, zdraví i angažovanost celého týmu.

Dobře promyšlené pracovní prostředí funguje jako neviditelná podpora: umožňuje lidem rychleji vstoupit do stavu soustředění, déle v něm setrvat a mít po práci stále energii na soukromý život. V době rostoucí popularity hybridních modelů práce se to může stát jednou z klíčových předností zaměstnavatele.

Co může udělat sám zaměstnanec

Ne každý má vliv na uspořádání kanceláře, ale část zátěže lze snížit i individuálně. Pomáhají mimo jiné:

• sluchátka s potlačením hluku nebo s klidnou hudbou bez textu,
• vypnutí oznámení v hodinách, kdy je třeba se soustředit,
• v týmu dohodnuté „hodiny ticha" bez schůzek a hlasitých hovorů,
• využívání méně vytížených zón kanceláře, pokud to situace dovoluje,
• krátké přestávky v jiném prostoru, aby měl mozek šanci se resetovat.

Rozhovor o tom, jak open space skutečně funguje, se mění z estetické diskuse o „fajném moderním biurě" v zásadní otázku kognitivní hygieny. Čím lépe chápeme, kolik práce náš mozek odvádí, když celý den sedíme na otevřeném prostranství, tím snazší je změnu obhájit – ať už před vedením firmy, nebo před sebou samým.